Document à faire valider
Cette politique couvre les traitements nouveaux introduits par le portail 2027 : inscription, badge et lettre d'invitation. Elle doit être relue et validée juridiquement avant la mise en ligne, et remplace les mentions antérieures du site institutionnel, qui la précédaient.
1. Qui traite vos données
Le responsable de traitement est la Grande Loge Unie du Bénin (GLUB), par l'intermédiaire du Comité d'organisation du Convent 2027.
Contact : contact@glubenin.org. Siège : Cotonou, 9ᵉ arrondissement, Zogbohouè, Maison Houndéladji Emile, Carré 2023 Bis, République du Bénin.
2. Quelles données sont collectées
Le Comité applique le principe de minimisation : seules les données nécessaires à l'accueil, au badge et, le cas échéant, à la lettre d'invitation sont demandées.
Formulaire d'inscription
- Identité : civilité, nom, prénoms, nom à afficher sur le badge
- Rattachement : nationalité, pays de résidence
- Contact : adresse e-mail, téléphone, WhatsApp (facultatif)
- Affiliation : obédience, pays de l'obédience, loge, qualité ou fonction
- Séjour : dates d'arrivée et de départ, présence aux journées
- Visa : besoin d'une lettre d'invitation ; si oui : pays de dépôt de la demande, type de document de voyage, nom tel qu'il figure sur ce document
- Accompagnement : nombre d'accompagnants, si autorisés
- Consentements : acceptation de la présente politique et des conditions
Ce qui n'est pas collecté
- Aucune donnée bancaire : l'inscription est gratuite, le portail n'accepte aucun paiement
- Aucun numéro de document de voyage au stade de l'inscription
- Aucune donnée de santé, d'opinion politique ou de croyance religieuse
- Aucun traceur publicitaire, aucune mesure d'audience tierce
Données techniques
Les journaux du serveur enregistrent l'adresse IP, l'horodatage et la page demandée, aux seules fins de sécurité et de lutte contre les abus. Ils sont conservés douze mois au maximum.
3. Pourquoi ces données sont traitées
| Finalité | Base | Conservation |
|---|---|---|
| Traiter votre inscription et vérifier votre qualité de participant | Votre consentement | Jusqu'à 12 mois après l'événement |
| Établir et contrôler votre badge d'accès | Votre consentement | Jusqu'à 6 mois après l'événement |
| Établir votre lettre d'invitation | Votre demande expresse | Jusqu'à 24 mois (traçabilité administrative) |
| Organiser transferts, hébergement et logistique | Intérêt légitime du Comité | Jusqu'à 3 mois après l'événement |
| Vous adresser les informations pratiques | Votre consentement (facultatif) | Jusqu'à votre désinscription |
| Sécurité du service et lutte contre la fraude | Intérêt légitime | 12 mois |
4. Le badge et son QR code
Aucune donnée personnelle dans le QR
Le QR code de votre badge contient uniquement un identifiant de contrôle opaque : ni nom, ni obédience, ni nationalité, ni numéro de document. Scanné par un tiers, il ne révèle rien. Seul le système du Comité peut le relier à votre dossier.
Le nom et, si vous l'autorisez, l'obédience et le pays figurent en clair sur la face du badge, comme sur tout badge de congrès. Vous pouvez refuser l'affichage de l'obédience depuis votre espace participant.
5. La lettre d'invitation
Si vous demandez une lettre d'invitation, les informations nécessaires à son établissement (identité telle qu'elle figure sur votre document de voyage, nationalité, pays de dépôt de la demande) sont traitées à cette seule fin.
La lettre est destinée à être présentée par vous à une autorité consulaire. Le Comité ne transmet lui-même aucune donnée à une ambassade ou à un consulat, sauf demande expresse de vérification émanant de cette autorité et portant sur un numéro de lettre précis.
6. Qui a accès à vos données
- Les membres habilités du Comité d'organisation, pour les seules données nécessaires à leur mission
- L'hébergeur du site, dans le cadre strictement technique
- Le prestataire d'envoi des e-mails, pour votre adresse et le contenu des messages
Vos données ne sont ni vendues, ni cédées, ni louées. Les hôtels partenaires ne reçoivent que des volumes agrégés, jamais de liste nominative : c'est vous qui réservez directement.
Toute consultation d'une fiche participant et tout export de données par un membre du Comité sont journalisés.
7. Vos droits
Vous disposez à tout moment des droits suivants :
- Accès : obtenir une copie des données vous concernant
- Rectification : corriger une information inexacte
- Effacement : demander la suppression de votre dossier, ce qui entraîne l'annulation de votre participation
- Limitation et opposition au traitement
- Portabilité : recevoir vos données dans un format lisible par machine
- Retrait du consentement, à tout moment et sans justification
Une partie de ces droits s'exerce directement depuis votre espace participant. Pour le reste, écrivez à contact@glubenin.org : le Comité répond dans un délai maximal d'un mois.
8. Sécurité
- Connexion chiffrée (HTTPS) sur l'ensemble du portail
- Vérification de l'adresse e-mail avant transmission du dossier au Comité
- Protection anti-robot du formulaire d'inscription
- Authentification à deux facteurs pour les accès du Comité
- Journalisation des actions sensibles
- Sauvegardes régulières et chiffrées
9. Cookies
Le portail n'emploie aucun cookie publicitaire ni traceur tiers. Le détail des rares cookies techniques figure sur la page Gestion des cookies.
10. Modifications
Toute modification substantielle de la présente politique sera portée à la connaissance des personnes inscrites par e-mail, avec l'objet « GLUB 2027 : Information importante ».